REACH-Businessprozess Erweiterung

WWAG

„Field-Link“

Applikationen für die Disposition, Aufwandsrapportierung und Informationsbeschaffung von Mitarbeitern im Feld

triarc labs wurde beauftragt, für die Walter Wettstein AG (WWAG) die Businessprozesse rund um den Aussendienst zu digitalisieren und die externen Mitarbeiter eng einzubinden. Die Hauptmotivation für die Beauftragung war der damalig hohe Zeitaufwand in der Disposition, für die Koordination der Mitarbeiter und die umständliche Verrechnung. Man wollte dabei auch gleich die Chance nutzen, um die Kommunikation mit den Kunden zu schärfen und die Qualitätsprüfungsprozesse ins digitale Zeitalter zu heben.

Der Fokus lag somit auf der effizienten Disposition, der Leistungserfassung, des Leistungsnachweises und der Informationsverwaltung über die bestehenden Projekte. Dabei war es für die WWAG aber auch sehr wichtig, die bewährte Autonomie und Entscheidungsfreiheit der Experten im Feld nicht einzuschränken.

Ende 2015 wurde die neue Lösung für rund 100 Fachkräfte eingeführt.

In der Abbildung ist die neue Lösung schematisch dargestellt. Sie besteht aus vier Komponenten:

ERP
ERP steht für Enterprise Resource Planning und bezeichnet ein Computersystem, in dem die Geschäftsführung abgewickelt wird, d.h. z.B. Lohnabrechnung, Rechnungswesen, Personalswesen, Kundenbeziehungsmanagement, Lagerverwaltung usw. Das ERP wird nicht von triarc entwickelt, sondern ist in der Regel eine Standardsoftware wie z.B. ABACUS oder SAP.

Reach Server (von triarc entwickelt)
Der Reach Server ist die Schaltzentrale des Gesamtsystems von triarc und unter anderem zuständig für die verschiedenen Echtzeitschnittstellen und die Datenverwaltung.

Cockpit (von triarc entwickelt)
Das Cockpit ist eine Webapplikation, die vor allem von den inhouse Mitarbeitern (Disposition, Buchhaltung, Auftragsleiter, …) verwendet wird.

Field Link (von triarc entwickelt)
Field Link ist die mobile App, die auf dem Tablet des Aussendienstmitarbeiters installiert wird.

„Von der Arbeitsplanung bis zur Rechnungsstellung anhand eines visierten Arbeitsrapports“

Der Prozess

Ingenieure der WWAG entwerfen moderne Kühlanlagen aller Art. Neu werden die Informationen zu diesen teils hochkomplexen Anlagen im Anlagenbrowser verwaltet. Alle Mitarbeiter haben jederzeit Zugang auf Informationen wie die verwendeten Maschinen, zuständige Personen, die geplanten Arbeiten vor Ort oder die Aktionen, welche beim letzten Service durch eine bestimmte Person unternommen wurden. Im Anlagenbrowser werden Aufgaben erstellt und automatisch an die Disponenten weitergegeben.

Die Disposition plant aufgrund der Auslastung und der Anforderungen der Arbeiten im Zusammenspiel mit den Fähigkeiten der Mitarbeiter die richtigen Personen ein.

Die Fachkräfte verfolgen ihre jeweiligen Termine auf einem persönlichen Tablet. Sie werden bei einer Neuvergabe eines Auftrags benachrichtigt und haben die Möglichkeit diesen anzunehmen oder Alternativen vorzuschlagen.

Während der Arbeit werden die Leistungen direkt mobil erfasst und bearbeitet.

Ist die Sachlage vor Ort unklar, dann hilft der Anlagenbrowser.

Auch offline stehen dem Mitarbeiter nahezu sämtliche Funktionalitäten zur Verfügung. Ist die Arbeit getan wird durch das Kundenvisum die Verrechnung im ABACUS ausgelöst.

Während des ganzen Vorgangs ist die Disposition jederzeit im Bild, welche Arbeiten wo und durch wen gerade erledigt werden.

Screenshots Disposition

Screenshots Mitarbeiteransicht

„Wir sind stets im Bild!“

Die Vorteile

Bei WWAG sind die mühsamen und langen Tage des Backoffice beim Aufarbeiten der geleisteten Stunden und zu verrechnenden Materialien und Produkte vorbei. Alle Informationen sind nun bereits ohne Medienbruch im ERP erfasst und warten nur noch auf die Freigabe. Früher war oft unklar, ob alle Leistungen bereits eingegangen sind oder ob noch welche ausstehen. Nun ist dies transparent ersichtlich. Die Arbeitsrapporte werden nur noch digital in den Auftragsordnern verwaltet und das Backoffice hat mehr Zeit, sich um andere Aufgaben zu kümmern.

Die Fachkräfte finden sich auch bei ihren neuen Anlagen dank dem Anlagenbrowser zurecht. Nimmt ein Mitarbeiter einen Termin nicht war, kann der Disponent proaktiv reagieren und wird nicht mehr durch den Kunden auf die Absenz aufmerksam gemacht. Auch Notfälle lösen sich nun ohne stundenlange Telefonübungen. Der Disponent greift auf eine Liste möglicher Mitarbeiter zurück, welche alle auf dem Tablet eine Mitteilung über den Notfall erhalten. Der Mitarbeiter, der den Notfall möglichst zeitnah bearbeiten kann, nimmt ihn an.

Die neue Lösung wurde von Mitarbeitern verschiedenster Generationen positiv aufgenommen und sogar von einigen Kunden wurde positives Feedback gemeldet.

``Unsere Werkzeuge``

Technologien

Angular 2, Angular, WebGL, C#, WebAPI, ABACUS AbaConnect WSDL