Ausgangslage und Herausforderung

Helvetas-Mitarbeitende sind weltweit in Projekten unterwegs, oft an abgelegenen Orten, mit Belegen in vielen Währungen und Sprachen. Bisher wurden Spesen in einer Excel-Liste erfasst. Darin konnten die Mitarbeitenden die Projekte bereits selbst eintragen, doch Genehmigung, Belegablage und Übertrag ins ERP-System Abacus erforderten viel manuelle Arbeit. Gleichzeitig muss jede Spese dem richtigen Projekt, Budget-Part und Service Code zugeordnet, korrekt in CHF umgerechnet und reglementskonform verbucht werden. Helvetas suchte deshalb eine Lösung, die den ganzen Prozess digital abbildet: von der Erfassung über eine nachvollziehbare Genehmigung bis zur Verbuchung und Auszahlung. Die Lösung sollte sicher und nahtlos mit Abacus integriert sein.

Lösungen und Mehrwerte

Mit dem neuen Expense-Tool erfassen Mitarbeitende ihre Spesen im Browser oder als App, auf dem Desktop wie auf dem Smartphone. Ein Foto oder PDF des Belegs genügt: Die KI erkennt Betrag, Währung, Datum und MWST und füllt das Formular vor. Eingereichte Spesen landen direkt beim zuständigen Vorgesetzten, der sie einzeln oder gesammelt genehmigt oder mit Feedback zurückweist. Eine lückenlose Historie zeigt jederzeit, wo eine Spese steht. Genehmigte Spesen werden automatisch in Abacus verbucht, und die Belege werden zentral abgelegt. Die Anmeldung erfolgt sicher per Single Sign-on, und die Anbindung an Abacus läuft über unsere Integrationsplattform mLink, ohne Medienbrüche. Das Ergebnis: weniger Administrationsaufwand, schnellere Genehmigungen und volle Transparenz für alle Beteiligten.

Kunde

Helvetas ist eine Schweizer Organisation für Entwicklungszusammenarbeit und humanitäre Hilfe. Sie ist als Verein nach schweizerischem Recht organisiert, politisch unabhängig und konfessionell neutral. Als gemeinnützige Nichtregierungsorganisation (NGO) engagieren wir uns weltweit für eine gerechtere Welt. Nebem dem Hauptsitz in der Schweiz hat Helvetas 35 Länderbüros mit lokalen Teams in den Partnerländern in Afrika, Asien, Lateinamerika und Osteuropa.